Adresowanie koperty – jak poprawnie zaadresować kopertę? Poradnik krok po kroku

Poprawne adresowanie koperty to coś, co powinno być uznawane za wiedzę powszechną. Jednak obecnie popularność przesyłek pocztowych maleje, dlatego też coraz więcej osób chcących wysłać list szuka wiedzy o tym jak zaadresować kopertę w Internecie. Samo adresowanie koperty nie jest niczym trudnym – wystarczy zapamiętać kilka podstawowych zasad. Przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące adresowania listów, o których nie można zapomnieć.

Czym jest koperta?

Koperta to nic innego jak płaskie, papierowe opakowanie na list lub inną korespondencję, którą chcesz wysłać drogą pocztową. Koperty występują w bardzo różnych formatach – od bardzo małych, po całkiem spore, więc nie musisz się martwić, że twoja przesyłka się nie zmieści. Jeśli planujesz wysłać w kopercie delikatny przedmiot (np. biżuterię lub coś szklanego) to warto zaopatrzyć się w kopertę, która dodatkowo ma zaopatrzony środek folią bąbelkową.

Współczesne koperty najczęściej występują w białej minimalistycznej kolorystyce, jednak w sklepach nie brakuje wyboru kopert bardziej zdobniczych. Często stosuje się do wysyłania bardziej uroczystej korespondencji, np. kart świątecznych czy oficjalnych zaproszeń.

Koperta stanowi ważny element przesyłki, ponieważ to właśnie z nią odbiorca styka się na samym początku, a więc stanowi ona o jego pierwszym wrażeniu. Warto adresować koperty schludnie także z tego względu, iż jest to ogromne ułatwienie dla listonosza, który będzie ją dostarczał.

Nadawca – kto to jest?

Przy adresowaniu kopert używa się najczęściej sformułowań „nadawca” oraz „odbiorca” („adresat”). Wiele osób często myli te pojęcia, dlatego warto na samym początku przedstawić ich definicję:

• nadawca to osoba, która wysyła (nadaje) list,
• odbiorca (czy też adresat) to osoba, do której wysyłany (adresowany) jest list.

Adres na kopercie – jakie dane są potrzebne?

Zarówno adres nadawcy, jak i odbiorcy powinien zawierać te same dane:

• imię i nazwisko (najlepiej zapisać jest pełne imię i nazwisko, jednak dozwolone jest także stosowanie skrótów imion, np. A. Kowalska, K. i C. Kowalscy),
• ulica, numer domu i/lub mieszkania,
• kod pocztowy i odpowiadająca mu miejscowość (pamiętaj, że większe miasta w Polsce, np. Warszawa czy Kraków mają kilkadziesiąt kodów pocztowych przypisanych konkretnym dzielnicom/obszarom miasta – zanim zapiszesz adres, sprawdź odpowiedni kod pocztowy w wyszukiwarce),
• kraj przeznaczenia (najczęściej zapisywany w języku angielskim) – tą informację zapisujemy tylko przy wysyłce za granicę.

Adresowanie kopert – układ koperty

Układ danych adresowych na kopercie jest bardzo ważny i niezmienny. Wygląda on następująco:

1. Dane odbiorcy zamieszcza się w prawym, dolnym rogu.
2. Dane nadawcy powinny znajdować się w lewym, górnym rogu. Niektóre rodzaje kopert nie pozwalają na zamieszczenie adresu nadawcy w tym miejscu, więc wówczas należy umieścić je na odwrocie koperty w tym samym położeniu.

Ważne! Pamiętaj, aby adres nadawcy i odbiorcy napisać bardzo wyraźnie, tak, aby listonosz mógł go bez problemu odczytać. Nie wysyłaj anonimów! Twoje dane są ważne, m.in. w przypadku zwrotu przesyłki.

 

Zwroty grzecznościowe

Jeśli masz już przygotowane wszystkie potrzebne dane i wiesz, w którym miejscu koperty je umieścić, to pora zastanowić się nad zwrotami grzecznościowymi do adresata. Stosowanie zwrotów grzecznościowych może wydawać się przestarzałe, jednak jest to forma okazania szacunku odbiorcy listu i dobrze świadczy o nadawcy, dlatego warto ich używać nawet w nieformalnej korespondencji. Jak powinny wyglądać zwroty grzecznościowe?

• Szanowny Pan,
• Szanowna Pani,
• Szanowni Państwo.

Powyższe zwroty grzecznościowe są najczęściej używanymi. Należy zawsze zapisywać je wielką literą i unikać skrótów (Sz.P.) ze względu na ich niejednoznaczność.

Przykład:

Szanowna Pani

Anna Kowalska

ul. Zachodnia 2/12

00-01 Warszawa

Wielu odbiorców

Jeśli adresatów jest więcej, a koperta jest dość mała, to nie masz obowiązku zapisywać całych imion i nazwisk wszystkich osób, do których skierowana jest przesyłka. W takiej sytuacji imiona najlepiej zastąpić inicjałami.

Z kolei, jeśli adresatami przesyłki są także dzieci, to należy zachować kolejność zapisu: najpierw rodzice, a później dzieci, przy czym imiona kobiet zawsze powinny być zapisane jako pierwsze (Anna, Jan, Agata, Dawid Kowalscy lub A. J. A. D. Kowalscy)

Jak poprawnie odmienić nazwiska?

Korespondencja, która jest skierowana do kilku odbiorców może stwarzać problem z odmianą nazwiska. Pamiętaj, że w języku polskim odmienianie nazwisk jest obowiązkowe, ze względu na jego fleksyjność. Nieodmienienie nazwiska to poważny błąd!

Przykłady poprawnie odmienionych nazwisk:

• Nowak – Państwo Nowakowie,
• Kowalski/a – Państwo Kowalscy,
• Lewandowski/a – Państwo Lewandowscy,
• Zieliński/a – Państwo Zielińscy,
• Wiśniewski/a – Państwo Wiśniewscy.

Jak podpisać list? Tytuły zawodowe i stopnie naukowe

Kolejnym problemem, który pojawia się dość często (jednak najczęściej dotyczy oficjalnej korespondencji) jest umieszczanie tytułów zawodowych i stopni naukowych w danych adresata. Czy taki zapis jest stosowany? Jak najbardziej, tytuły zawodowe i stopnie naukowe powinny być umieszczone na kopercie, jeśli rodzaj korespondencji tego wymaga.

Jak zapisać takie dane? Są to zwroty grzecznościowe, więc podobnie jak powyższe, należy zapisać je wielką literą. W tym przypadku jednak dozwolone jest używanie skrótów i elastyczniejszych form, np.:

• Pan Prof. dr hab.
• Pani Dr

Imię i nazwisko należy umieścić w kolejnej linijce.

Jeśli chodzi o korespondencję służbową to nie zawsze wystarczy umieszczenie na kopercie samego tytułu zawodowego czy stopnia naukowego – czasem trzeba dodać siedzibę firmy. Takie dane (nazwa instytucji, określony dział firmy, pełnione stanowisko) umieszcza się pod pełnym imieniem i nazwiskiem.

Przykład:

Szanowna Pani

Anna Kowalska

HDC sp. z o. o.

Wydział Finansów

ul. Zachodnia 2/12

00-01 Warszawa

Jak zaadresować list do Niemiec? Adresowanie kopert za granicę

Adresowanie kopert za granice niewiele różni się od zwykłego adresowania kopert do Polski. Rozmieszczenie danych na kopercie jest takie samo, jednak ważne, aby pamiętać o tym, że w prawym dolnym rogu (czyli tam, gdzie umieszczamy adres odbiorcy) należy umieścić nazwę kraju, do którego wysyłany jest list. Przykładowo, jeśli są to Niemcy, to nazwa ta powinna być zapisana w języku angielskim.

Wysyłając list za granicę warto wybrać opcję z potwierdzeniem nadania, ponieważ będziesz mógł sprawdzić, gdzie aktualnie znajduje się twoja przesyłka lub czy została już dostarczona do adresata.

Adresowanie koperty – podsumowanie informacji

• Aby koperta była schludna, zadbaj o to, aby miała ona jasny kolor, a napisy na niej wykonaj kontrastowym (niebieskim lub czarnym) kolorem.
• Pamiętaj, aby pisać wyraźnie i używać zwrotów grzecznościowych.
• Zawsze podawaj swoje dane i nie wysyłaj anonimowych listów.
• Przed wpisaniem adresu, sprawdź dokładnie czy kod pocztowy i inne dane się zgadzają.
• Jeśli wysyłasz przesyłkę za granicę, pamiętaj, aby na samym dole po stronie odbiorcy dopisać kraj przeznaczenia przesyłki (najlepiej w języku angielskim).